Α. ΓΙΑ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟΥΣ
1. Διαβιβαστικό με θετική εισήγηση του/της Διευθυντή/ντριας της Σχολικής Μονάδας (Πρότυπο Διαβιβαστικό-1a)
2. Αίτηση υπογεγραμμένη και σφραγισμένη από τον/τη Διευθυντή/ντρια της Σχολικής Μονάδας και τους/τις συμμετέχοντες/χουσες εκπαιδευτικούς (όχι ατομικές αιτήσεις) (Έντυπο Αίτησης-2a)
3. Αντίγραφο του πρακτικού συγκρότησης της παιδαγωγικής ομάδας (Πρότυπο-3a)
4. Αντίγραφο του πρακτικού συλλόγου διδασκόντων, στο οποίο αναφέρονται:
α) η απόφαση του συλλόγου για την έγκριση πραγματοποίησης της επίσκεψης
β) ο κωδικός και ο τίτλος του σχεδίου
γ) τα ονόματα των συμμετεχόντων/χουσών εκπαιδευτικών
δ) αναλυτικά: πρόγραμμα μετακίνησης με διευκρίνιση μεταφορικού μέσου (ώρες/μέρες/αριθμοί πτήσεων), περιγραφή διαμονής (Πρότυπο Πρακτικού-4a)
5. Αντίγραφο της επίσημης υπογεγραμμένης έγκρισης και σύμβασης του προγράμματος από τον φορέα συντονισμού σε εθνικό (Ι.Κ.Υ.) ή σε ευρωπαϊκό επίπεδο
6. Πρόσκληση (ονομαστική) και πρόγραμμα της επίσκεψης από το ξένο σχολείο ή τον φορέα υποδοχής
ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ:
1. Να αποφεύγεται η αλλοίωση του περιεχομένου των εντύπων
2. Ιδιαίτερη προσοχή να δίνεται στην έγκαιρη αποστολή των δικαιολογητικών, ώστε να υποβάλλονται τουλάχιστον ένα (1) μήνα πριν την πραγματοποίηση της μετακίνησης
3. Η πρόσκληση για κατάθεση οικονομικής προσφοράς, ,η διαδικασία επιλογής του ταξιδιωτικού πρακτορείου, η ταξιδιωτική ασφάλεια και η υγειονομική περίθαλψη παραμένουν στο σχολείο ενώ ταυτόχρονα υποβάλλονται στην αντίστοιχη Διεύθυνση Εκπαίδευσης και δεν συμπεριλαμβάνονται στο σύνολο των δικαιολογητικών
Β. ΓΙΑ ΜΑΘΗΤΕΣ ΚΑΙ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟΥΣ
1. Διαβιβαστικό με θετική εισήγηση του/της Διευθυντή/ντριας της Σχολικής Μονάδας (Πρότυπο Διαβιβαστικό-1b)
2. Αίτηση υπογεγραμμένη και σφραγισμένη από τον/τη Διευθυντή/ντρια της Σχολικής Μονάδας και τους/τις συμμετέχοντες/χουσες εκπαιδευτικούς (όχι ατομικές αιτήσεις) (Έντυπο Αίτησης-2b)
3. Αντίγραφο του πρακτικού συγκρότησης της παιδαγωγικής ομάδας (Πρότυπο Πρακτικού -3b)
4. Αντίγραφο του πρακτικού συλλόγου διδασκόντων, στο οποίο αναφέρονται:
α) η απόφαση του συλλόγου για την έγκριση πραγματοποίησης της επίσκεψης
β) ο κωδικός και ο τίτλος του σχεδίου
γ) τα ονόματα των συμμετεχόντων/χουσών μαθητών/τριών ανά τάξη και των συνοδών εκπαιδευτικών (αρχηγός - συνοδοί και αναπληρωτές τους)
δ) αναλυτικά: πρόγραμμα μετακίνησης με διευκρίνιση μεταφορικού μέσου (ώρες/μέρες/αριθμοί πτήσεων), περιγραφή διαμονής (Πρότυπο Πρακτικού-4b)
5. Βεβαίωση του/της Διευθυντή/ντριας της Σχολικής Μονάδας ότι τηρεί στο γραφείο του/της τις ενυπόγραφες υπεύθυνες δηλώσεις των γονέων/κηδεμόνων (Πρότυπο Βεβαίωσης-5b, Έντυπο Υπεύθυνης Δήλωσης-6b), καθώς και τις αντίστοιχες υπεύθυνες δηλώσεις των γονέων/κηδεμόνων των μαθητών/τριών, σε περίπτωση που η μετακίνηση πραγματοποιείται πριν τις 6 π.μ. και μετά τις 10 μ.μ. (Έντυπο Υπεύθυνης Δήλωσης-7b)
6. Αντίγραφο της επίσημης έγκρισης και σύμβασης του προγράμματος από τον φορέα συντονισμού σε εθνικό (Ι.Κ.Υ.) ή σε ευρωπαϊκό επίπεδο
7. Πρόσκληση (ονομαστική) και πρόγραμμα της επίσκεψης από το ξένο σχολείο ή τον φορέα υποδοχής
ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ:
1. Να αποφεύγεται η αλλοίωση του περιεχομένου των εντύπων
2. Ιδιαίτερη προσοχή να δίνεται στην έγκαιρη αποστολή των δικαιολογητικών, ώστε να υποβάλλονται τουλάχιστον ένα (1) μήνα πριν την πραγματοποίηση της
3. Η πρόσκληση για κατάθεση οικονομικής προσφοράς, ,η διαδικασία επιλογής του ταξιδιωτικού πρακτορείου, η ταξιδιωτική ασφάλεια και η υγειονομική περίθαλψη παραμένουν στο σχολείο ενώ ταυτόχρονα υποβάλλονται στην αντίστοιχη Διεύθυνση Εκπαίδευσης και δεν συμπεριλαμβάνονται στο σύνολο των δικαιολογητικών
4. Οι Υπεύθυνες Δηλώσεις των γονέων/κηδεμόνων και των δύο περιπτώσεων τηρούνται στο γραφείο του/της Διευθυντή/ντριας της Σχολικής Μονάδας (δεν συμπεριλαμβάνονται στο σύνολο των δικαιολογητικών)
Έγγραφα Υπουργείου
1. Y.A. 33120/ΓΔ4/2017 Υπουργική Απόφαση που δημοσιεύθηκε στο ΦΕΚ 681/τ. Β΄/06-03-2017 με θέμα «Εκδρομές-Εκπαιδευτικές επισκέψεις μαθητών και μαθητριών Δημόσιων και Ιδιωτικών Σχολείων Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης εντός και εκτός της χώρας»
2. Ασφάλεια σχολικών μεταφορών (Φ.9/48/12042/Γ1 3-2-2009)
3. Φιλοξενία μαθητών (14520/Ι 4-2-2011)
4. Μνημόνιο - Συμφωνία συνεργασίας μεταξύ του ΥΠΔΒΜΘ και του Υπουργείου Πολιτισμού και του H.A.T.T.A.